Datenschutzerklärung

Personenbezogene Daten (nachfolgend zumeist nur “Daten” genannt) werden von uns nur im Rahmen der Erforderlichkeit sowie zum Zwecke der Bereitstellung eines funktionsfähigen und nutzerfreundlichen Internetauftritts, inklusive seiner Inhalte und der dort angebotenen Leistungen, verarbeitet.

Gemäß Art. 4 Ziffer 1. der Verordnung (EU) 2016/679, also der Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend nur “DSGVO” genannt), gilt als “Verarbeitung” jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführter Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten, wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

Mit der nachfolgenden Datenschutzerklärung informieren wir Sie insbesondere über Art, Umfang, Zweck, Dauer und Rechtsgrundlage der Verarbeitung personenbezogener Daten, soweit wir entweder allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheiden. Zudem informieren wir Sie nachfolgend über die von uns zu Optimierungszwecken sowie zur Steigerung der Nutzungsqualität eingesetzten Fremdkomponenten, soweit hierdurch Dritte Daten in wiederum eigener Verantwortung verarbeiten.

Unsere Datenschutzerklärung ist wie folgt gegliedert:

I. Informationen über uns als Verantwortliche
II. Rechte der Nutzer und Betroffenen
III. Informationen zur Datenverarbeitung

I. Informationen über uns als Verantwortliche

Verantwortlicher Anbieter dieses Internetauftritts und der nachfolgend beschriebenen Datenverarbeitungen im datenschutzrechtlichen Sinne ist:

AK Personalmanagement GmbH
Egerlandstr. 48
82538 Geretsried
Deutschland

Telefon: 08171 – 385 26 78
Telefax: 08171 – 385 26 743
E-Mail: a.kausek@ak-personalmanagement.de

Datenschutzbeauftragte/r:
Florian Kausek
Egerlandstr. 48
82538 Geretsried
Deutschland

Telefon: 08171 – 385 26 78
Telefax: 08171 – 385 26 743
E-Mail: f.kausek@ak-personalmanagement.de

II. Rechte der Nutzer und Betroffenen

Mit Blick auf die nachfolgend beschriebene Datenverarbeitung haben die Nutzer und Betroffenen das Recht:

• auf Bestätigung, ob sie betreffende Daten verarbeitet werden, auf Auskunft über die verarbeiteten Daten, auf weitere Informationen über die Datenverarbeitung sowie auf Kopien der Daten (Art. 15 DSGVO);
• auf Berichtigung oder Vervollständigung unrichtiger bzw. unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO);
• auf unverzügliche Löschung der sie betreffenden Daten (Art. 17 DSGVO), oder, alternativ, auf Einschränkung der Verarbeitung nach Maßgabe von Art. 18 DSGVO;
• auf Erhalt der sie betreffenden und von ihnen bereitgestellten Daten und auf Übermittlung dieser Daten an andere Anbieter/Verantwortliche (Art. 20 DSGVO);
• auf Widerspruch gegen die künftige Verarbeitung der sie betreffenden Daten (Art. 21 DSGVO), insbesondere gegen die Verarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung;
• auf Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO);
• auf Beschwerde gegenüber der zuständigen Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

Zuständige Aufsichtsbehörde:
Bayerisches Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA)
Promenade 18, 91522 Ansbach
https://www.lda.bayern.de

So üben Sie Ihre Rechte aus:
E-Mail: a.kausek@ak-personalmanagement.de
Telefon: 08171 – 385 26 78
WhatsApp STOP: Senden Sie das Wort „STOP” — wir stellen jede automatisierte Kontaktaufnahme sofort ein.

Löschanträge werden innerhalb von 30 Tagen bearbeitet.

III. Informationen zur Datenverarbeitung

1. Serverdaten und Website-Betrieb

Aus technischen Gründen werden bei Aufruf unserer Website durch Ihren Browser automatisch Daten übermittelt (Server-Logfiles): Browsertyp und -version, Betriebssystem, Referrer-URL, aufgerufene Seiten, Datum und Uhrzeit des Zugriffs sowie IP-Adresse.

Diese Daten werden nach spätestens 7 Tagen gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Stabilität und Sicherheit des Internetauftritts)

2. Cookies

Wir verwenden technisch notwendige Session-Cookies zur Bereitstellung unseres Internetauftritts sowie — mit Ihrer Einwilligung — Analyse- und Marketing-Cookies. Einzelheiten entnehmen Sie bitte unserem Cookie-Banner.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (notwendige Cookies); Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (optionale Cookies nach Einwilligung)

3. Kontaktanfragen / Kontaktformular

Sofern Sie per Kontaktformular oder E-Mail mit uns in Kontakt treten, werden die dabei von Ihnen angegebenen Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage genutzt. Ihre Daten werden gelöscht, sofern Ihre Anfrage abschließend beantwortet worden ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO

4. Online-Stellenbewerbungen

Wir bieten Ihnen die Möglichkeit, sich über unseren Internetauftritt zu bewerben. Ihre Bewerber- und Bewerbungsdaten werden zur Abwicklung des Bewerbungsverfahrens elektronisch erhoben und verarbeitet. Bei Zurückweisung einer Bewerbung werden die Daten automatisch 2 Monate nach Bekanntgabe der Zurückweisung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. AGG-Beweispflicht) entgegenstehen.

Rechtsgrundlage: § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG i.V.m. Art. 88 Abs. 1 DSGVO

5. Datenerhebung über Facebook Lead Ads (Meta)

5.1 Was wird erhoben

Wenn Sie über eine Facebook- oder Instagram-Anzeige von AK Personalmanagement ein Kontaktformular ausfüllen (sog. „Lead Ad”), erheben wir folgende personenbezogene Daten:

• Vorname, Nachname
• Telefonnummer
• E-Mail-Adresse (sofern abgefragt)
• Unternehmensname, Branche, Mitarbeiterzahl (B2B-Funnel)
• Einsatzbereich, Verfügbarkeit, Region (Bewerber-Funnel)
• Ihre Einwilligungen (Zeitstempel und Inhalt der angekreuzten Checkboxen)

5.2 Zweck

Die erhobenen Daten werden ausschließlich verwendet, um:

• Sie im Rahmen Ihrer Anfrage zu kontaktieren und zu qualifizieren
• Einen Beratungs- oder Vorstellungstermin zu vereinbaren
• Ihre Anfrage in unserem CRM-System zu dokumentieren

5.3 Rechtsgrundlage

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) — Sie haben durch Ankreuzen der Einwilligungs-Checkboxen im Formular ausdrücklich zugestimmt.

5.4 Meta als gemeinsam Verantwortlicher

Die über Facebook Lead Ads erhobenen Daten werden über eine gesicherte API-Schnittstelle (Meta Graph API) an unsere Systeme übertragen. Meta Platforms Ireland Ltd. (4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland) verarbeitet dabei Daten gemäß ihrer eigenen Datenschutzrichtlinie (https://www.facebook.com/privacy/policy/). Wir haben mit Meta eine Vereinbarung zur gemeinsamen Verantwortlichkeit gemäß Art. 26 DSGVO geschlossen.

6. KI-gestützte Kontaktaufnahme und automatisierte Kommunikation

6.1 Hinweis gemäß EU AI Act Art. 50

Wir setzen ein KI-gestütztes Kommunikationssystem (VertriebsPilot / SenceAI) ein, das eingehende Anfragen automatisiert bearbeitet. Gemäß Art. 50 EU AI Act weisen wir Sie ausdrücklich darauf hin:

Sie kommunizieren mit einem automatisierten KI-System. Die Kommunikation wird nicht von einem menschlichen Mitarbeiter geführt, sondern von einer künstlichen Intelligenz (KI-Assistent „Johanna”).

Diese Information erhalten Sie:

• Zu Beginn jedes automatisierten Telefonats
• Als erste Nachricht in jedem WhatsApp-Gespräch

Sie können jederzeit eine Weiterleitung an einen menschlichen Mitarbeiter anfordern, indem Sie dies im Gespräch äußern oder uns direkt kontaktieren.

6.2 Telefonische Kontaktaufnahme (KI-Sprachassistent)

Nach Eingang Ihrer Anfrage kann unser KI-Sprachassistent „Johanna” Sie telefonisch kontaktieren, um:

• Ihre Anfrage zu qualifizieren (B2B: Personalbedarf, Branche, Unternehmensgröße; Bewerber: Verfügbarkeit, Einsatzbereich, Wohnort)
• Einen Termin zu vereinbaren
• Ihre Fragen zu beantworten

Wir unternehmen maximal 5 Anrufversuche innerhalb von 7 Tagen. Der Mindestabstand zwischen zwei Versuchen beträgt 7 Stunden. Anrufe erfolgen ausschließlich montags bis freitags zwischen 09:00 und 18:00 Uhr.

Aufzeichnung: Telefonate können zu Qualitätssicherungszwecken aufgezeichnet und transkribiert werden. Sie werden zu Beginn des Gesprächs darüber informiert. Aufzeichnungen werden automatisch nach 180 Tagen gelöscht.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung, erteilt über das Facebook-Formular)

Technischer Dienstleister: LiveKit Inc., USA (Echtzeit-Kommunikation, Verarbeitung über EU-Server Frankfurt/Deutschland). Datenübertragung in die USA auf Basis von Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 DSGVO.

6.3 WhatsApp-Kommunikation (KI-Assistent)

Sofern Sie im Formular in die WhatsApp-Kontaktaufnahme eingewilligt haben oder nach 3 erfolglosen Anrufversuchen, kann unser KI-Assistent Sie über WhatsApp kontaktieren. Dabei gilt:

• Die erste Nachricht enthält stets einen Hinweis auf den KI-Charakter der Kommunikation (EU AI Act Art. 50)
• Wir senden maximal 5 WhatsApp-Nachrichten insgesamt
• WhatsApp-Nachrichten werden ausschließlich montags bis freitags zwischen 09:00 und 18:00 Uhr versendet
• Sie können die WhatsApp-Kommunikation jederzeit durch Senden des Wortes „STOP” beenden — wir stellen die Kontaktaufnahme sofort und dauerhaft ein

Technischer Dienstleister: Twilio Inc., USA (WhatsApp Business API). Datenübertragung in die USA auf Basis von Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 DSGVO.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)

6.4 Automatisierte Entscheidungsfindung (Art. 22 DSGVO)

Unser KI-System bewertet Ihre Anfrage anhand von Qualifikationskriterien:

• B2B (Unternehmenskunden): Branche, Unternehmensgröße (mind. 5 Mitarbeiter), Art des Personalbedarfs, Region
• Bewerber: Wohnsitz in Deutschland, Verfügbarkeit, Einsatzbereich

Diese Bewertung dient ausschließlich der Priorisierung und Weiterleitung Ihrer Anfrage an den zuständigen Mitarbeiter. Es findet keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung statt — jede Qualifikationsentscheidung kann von einem menschlichen Mitarbeiter überprüft und korrigiert werden. Sie können jederzeit eine menschliche Überprüfung anfordern, indem Sie dies im Gespräch äußern oder uns direkt kontaktieren.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i.V.m. Art. 22 Abs. 2 lit. c DSGVO (ausdrückliche Einwilligung)

7. Terminbuchung (Cal.com)

Zur Vereinbarung von Beratungs- und Vorstellungsterminen nutzen wir den Dienst Cal.com (Cal.com, Inc., USA). Dabei werden Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Telefonnummer und der gewünschte Termin übertragen und in unserem Microsoft 365-Kalender (terminierung-online@ak-personalmanagement.de) eingetragen.

Datenübertragung in die USA auf Basis von Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 DSGVO.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung)

8. CRM-System (HubSpot)

Ihre Kontaktdaten und der Verlauf unserer Kommunikation werden in unserem CRM-System HubSpot gespeichert (HubSpot Ireland Limited, 1 Sir John Rogerson’s Quay, Dublin 2, Irland — EU-Server). Wir nutzen eine eigene, isolierte HubSpot-Instanz (Portal-ID: 148046853). Ihre Daten werden nicht mit anderen Kunden oder Mandanten geteilt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Dokumentation der Geschäftsbeziehung und Nachverfolgung von Anfragen)

9. Sprachverarbeitung (KI-Dienstleister)

Für die Spracherkennung und -verarbeitung in automatisierten Telefonaten setzen wir folgende Dienstleister ein:

Die Verarbeitung von Gesprächsinhalten durch diese Dienstleister erfolgt ausschließlich zur Erbringung der technischen Kommunikationsleistung. Es findet kein Training von KI-Modellen mit Ihren persönlichen Daten statt.

10. E-Mail-Benachrichtigungen (Microsoft 365)

Interne Benachrichtigungen über qualifizierte Leads und gebuchte Termine werden über das Microsoft 365-Postfach terminierung-online@ak-personalmanagement.de versendet. Microsoft Ireland Operations Ltd. (One Microsoft Place, Dublin, Irland) verarbeitet dabei Daten als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der internen Kommunikation)

11. Google Maps

In unserem Internetauftritt setzen wir Google Maps zur Darstellung unseres Standorts ein. Es handelt sich um einen Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.

Die Datenübertragung in die USA erfolgt auf Basis des EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) sowie Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 DSGVO.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Standortdarstellung)

Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy

12. Datenspeicherung und Aufbewahrungsfristen

13. Opt-Out und Widerruf

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen:

• WhatsApp: Senden Sie das Wort „STOP” — sofortige und dauerhafte Einstellung aller automatisierten WhatsApp-Nachrichten
• Telefonisch: Äußern Sie im Gespräch, dass Sie nicht mehr kontaktiert werden möchten — sofortige Einstellung aller weiteren Anrufversuche
• Schriftlich: E-Mail an a.kausek@ak-personalmanagement.de — Bearbeitung innerhalb von 30 Tagen

Nach einem Widerruf werden Ihre Daten in unserer Sperrliste erfasst, um sicherzustellen, dass keine weiteren automatisierten Kontaktversuche stattfinden.

14. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Daten gegen Verlust, Manipulation und unberechtigten Zugriff zu schützen:

• Verschlüsselte Datenübertragung (TLS/HTTPS)
• Zugriffsbeschränkung auf autorisierte Mitarbeiter
• Mandantenisolierung: Ihre Daten sind vollständig von Daten anderer Kunden getrennt
• Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen
• Automatische Löschprozesse für Aufzeichnungen

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, insbesondere bei Änderungen der eingesetzten Technologien oder der gesetzlichen Anforderungen. Die aktuelle Version ist stets unter https://www.ak-personalmanagement.de/datenschutzerklarung/ abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie gesondert.

Diese Datenschutzerklärung ersetzt und erweitert die bisherige Datenschutzerklärung von AK Personalmanagement. Sie wurde aktualisiert auf Basis der DSGVO, des BDSG, des EU AI Act (insbesondere Art. 50) sowie der einschlägigen Leitlinien des Europäischen Datenschutzausschusses (EDPB). Stand: März 2026.

Erstellt in Zusammenarbeit mit SenceAI / VertriebsPilot (support@senceai.com)