Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher & Datenschutzbeauftragter

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

2. Ihre Rechte als Betroffener

Mit Blick auf die nachfolgend beschriebenen Verarbeitungen haben Sie das Recht auf:

• Bestätigung & Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO) oder Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit in einem strukturierten, gängigen Format (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO), insbesondere gegen Direktwerbung
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
• Beschwerde bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)

So üben Sie Ihre Rechte aus: E-Mail an info@ak-personalmanagement.de, telefonisch unter 08171 3852678 oder per WhatsApp an +49 1573 5985850 (Stichwort „STOP" beendet die automatisierte Kontaktaufnahme sofort).

Löschanträge werden innerhalb von 30 Tagen bearbeitet, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

3. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich, soweit dies zur Bereitstellung eines funktionierenden Internetauftritts sowie zur Vermittlung von Bewerbern an Arbeitgeber und umgekehrt erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind je nach Verarbeitungssituation Art. 6 Abs. 1 lit. a, b oder f DSGVO sowie § 26 BDSG für die Bewerberverarbeitung.

4. Server-Logs & Hosting

Beim Aufruf unseres Internetauftritts erhebt unser Hoster automatisch Daten in sogenannten Server-Logfiles: Browsertyp und -version, Betriebssystem, Referrer-URL, aufgerufene Seiten, Datum und Uhrzeit, IP-Adresse.

Diese Daten werden nach spätestens 7 Tagen automatisch gelöscht.

5. Cookies & Consent

Wir verwenden technisch notwendige Cookies (Session-Cookies) zur Bereitstellung der Website. Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung setzen wir zusätzlich Analyse- und Marketing-Cookies (Google Analytics 4, Google Ads, ggf. Meta-Pixel). Sie können Ihre Einwilligungen jederzeit über das Cookie-Banner widerrufen.

6. Webformular-Anfragen (Bridge zu zvoove)

Wenn Sie eines unserer Webformulare ausfüllen (Kontakt, Initiativbewerbung, Bewerbung auf eine konkrete Stelle, Arbeitgeber-Anfrage), übermitteln wir Ihre Eingaben über eine technische Bridge-Schnittstelle auf unserem WordPress-Server an unser Recruiting-Cockpit der zvoove Group GmbH („Cockpit"). Dort werden Ihre Daten als Lead bzw. Bewerber- oder Unternehmensdatensatz angelegt und weiterbearbeitet.

Verarbeitete Daten

• Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Anschrift (sofern angegeben)
• Nachricht/Anliegen, Stellenwunsch, Verfügbarkeit
• Bei Arbeitgeber-Anfragen: Firmenname, Standort, Personalbedarf
• Bei Bewerbungen auf konkrete Stellen: Vacancy-ID und Recruiter-Zuordnung
• Einwilligungsstatus, Zeitstempel, ggf. IP-Adresse zur Spam-Abwehr

Bridge-Auftragsverarbeiter

Die technische Webformular-Bridge wird von Julien Momm L.L.C. (VertriebsPilot.ai), EU-Zustelladresse Hamburg, bereitgestellt und gewartet. Wir haben mit dem Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Eine dauerhafte Speicherung Ihrer Daten erfolgt beim Bridge-Anbieter nicht; Ihre Daten verbleiben in unserer Cockpit-Instanz.

7. Bewerbungen & Initiativbewerbungen

Ihre Bewerber- und Bewerbungsdaten werden zur Abwicklung des Bewerbungsverfahrens elektronisch erhoben und in unserem Cockpit (siehe §12) verarbeitet. Bei Zurückweisung einer Bewerbung werden Ihre Daten automatisch 2 Monate nach Bekanntgabe der Zurückweisung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (z. B. AGG-Beweispflicht) entgegenstehen.

Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung können wir Ihre Daten auch in unseren Talentpool aufnehmen, um Sie zu späteren passenden Stellen kontaktieren zu können. Diese Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen.

8. Arbeitgeber-Anfragen (B2B)

Wenn Sie als Unternehmen eine Personalanfrage stellen, verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten (Firma, Ansprechpartner, E-Mail, Telefon, Standort, Personalbedarf) zur Bearbeitung und Anbahnung einer Geschäftsbeziehung. Die Daten werden in unserem Cockpit als „Unternehmen" und „Sales Lead" angelegt.

9. WhatsApp-Kontakt

Sie können uns über unsere WhatsApp-Business-Nummer +49 1573 5985850 kontaktieren. Die WhatsApp-Konversation wird in unserem Cockpit-System gespeichert und Ihrem Bewerber- bzw. Unternehmensprofil zugeordnet.

Technischer Provider

Der WhatsApp-Versand erfolgt über die WhatsApp Business API, technisch betrieben über einen Business-Solution-Provider (Twilio Inc., USA bzw. zvoove-eigene Integration). Datenübertragung in die USA erfolgt auf Basis des EU-US Data Privacy Framework sowie Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 DSGVO.

Widerruf

Sie können die WhatsApp-Kommunikation jederzeit beenden, indem Sie das Wort „STOP" senden. Wir stellen die Kontaktaufnahme dann sofort und dauerhaft ein. Alternativ können Sie WhatsApp im Footer der Website abwählen.

10. Telefonische Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns telefonisch kontaktieren oder wir Sie nach Eingang Ihrer Anfrage zurückrufen, werden Gesprächsdaten (Datum, Dauer, Inhalt) durch unsere Mitarbeiter manuell in unserem Cockpit als Notiz zum Vorgang dokumentiert. Eine automatische Aufzeichnung oder Transkription findet aktuell nicht statt.

11. Terminbuchung (Cal.com)

Zur Vereinbarung von Beratungs- und Vorstellungsterminen nutzen wir den Dienst Cal.com (Cal.com, Inc., USA). Übertragen werden Ihr Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und der gewünschte Termin. Die Termine werden in unseren Microsoft 365-Kalender (terminierung-online@ak-personalmanagement.de) übernommen.

Datenübertragung in die USA erfolgt auf Basis des EU-US Data Privacy Framework sowie Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 DSGVO.

12. CRM & ATS: zvoove Cockpit

Sämtliche Bewerber-, Unternehmens- und Vorgangsdaten werden in unserem Recruiting-Cockpit der zvoove Group GmbH (zvoove Software Germany GmbH, Von-Humboldt-Str. 2, 49835 Wietmarschen-Lohne, Deutschland) gespeichert und verarbeitet. Das Cockpit kombiniert Applicant Tracking System (ATS) und Customer Relationship Management (CRM) in einer Lösung.

Mit zvoove besteht ein gültiger Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO (Stand 16.12.2024). Das Cockpit-Hosting erfolgt in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland (EU).

Im Cockpit werden zu jedem Datensatz die jeweiligen Datenschutz-Themen (allgemeine Datenspeicherung, WhatsApp-Kommunikation, Talentpool) separat dokumentiert. Einen Monat vor Ablauf einer Datenschutzerklärung erhalten Sie eine automatisierte E-Mail mit einem neuen Einwilligungslink. Sollten Sie nicht erneut zustimmen, werden Ihre Daten automatisch nach 6 Monaten gemäß DSGVO gelöscht.

13. E-Mail-Kommunikation (Microsoft 365)

Für den E-Mail-Verkehr sowie Kalender- und Office-Anwendungen nutzen wir Microsoft 365 (Microsoft Ireland Operations Ltd., One Microsoft Place, Dublin, Irland). Microsoft verarbeitet Daten als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO.

14. Reichweitenmessung & Werbung

14.1 Google Analytics 4 (GA4)

Wir nutzen — nach Ihrer Einwilligung — Google Analytics 4 (Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) zur statistischen Auswertung der Webseiten-Nutzung. IP-Adressen werden anonymisiert verarbeitet (IP-Anonymisierung).

14.2 Google Ads & Conversion-Tracking

Wir schalten Werbeanzeigen über Google Ads (AW-18122860879). Bei erfolgreicher Kontaktaufnahme über unsere Webformulare wird ein anonymes Conversion-Event an Google übertragen, damit wir die Wirksamkeit unserer Anzeigen messen können. Übertragen werden anonyme Klick- und Event-IDs sowie ein Conversion-Wert (50 € pro Lead) — keine Klartext-Personendaten.

14.3 Meta-Pixel (Facebook/Instagram)

Sofern aktiv, nutzen wir den Meta-Pixel (Meta Platforms Ireland Ltd., 4 Grand Canal Square, Dublin 2, Irland) zur Messung von Werbeerfolg auf Facebook und Instagram. Die Verarbeitung erfolgt nur nach Ihrer ausdrücklichen Einwilligung im Cookie-Banner.

Datenübertragung in die USA bei Google und Meta erfolgt auf Basis des EU-US Data Privacy Framework sowie Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 DSGVO.

15. Google Maps

Zur Darstellung unserer Standorte setzen wir Google Maps (Google Ireland Limited) ein. Beim Aufruf einer Karte werden Daten (z. B. IP-Adresse, Browser-Daten) an Google übermittelt.

Weitere Informationen: policies.google.com/privacy

16. Social-Media-Profile

Im Footer unserer Website finden Sie Links zu unseren Profilen auf Facebook, Instagram, LinkedIn und Xing. Diese sind reine Verlinkungen, keine eingebetteten Plug-ins. Bei einem Klick werden Sie zur jeweiligen Plattform weitergeleitet; ab dann gilt deren Datenschutzerklärung.

17. Speicherfristen im Überblick

18. Drittlandtransfers

Soweit Daten in Drittländer (insbesondere USA) übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage des EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss vom 10.07.2023) und/oder EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914.

Der primäre Datenspeicher (Cockpit der zvoove Group GmbH) befindet sich in Deutschland (EU).

19. Datensicherheit

Wir setzen folgende technische und organisatorische Maßnahmen ein:

• Verschlüsselte Datenübertragung (TLS 1.2+ / HTTPS) auf allen Strecken
• Zugriffsbeschränkung auf autorisierte, vertraulich verpflichtete Mitarbeiter
• Strikte Mandantenisolierung im Cockpit (Ihre Daten sind vollständig von anderen Mandanten getrennt)
• Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen, automatisierte Backups, Notfallpläne
• Spam-Schutz (Honeypot) und Bot-Erkennung auf den Webformularen
• HMAC-signierte Webhooks zwischen Cockpit und Bridge

20. Änderungen dieser Erklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen, insbesondere bei Änderungen der eingesetzten Technologien oder gesetzlichen Anforderungen. Die jeweils aktuelle Fassung ist stets unter www.ak-personalmanagement.de/datenschutz abrufbar. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie gesondert.

Stand: Mai 2026